10 meestgestelde vragen door werkgevers
Over het fietsplan
Aanbieden van de leasefietsregeling
Nee, een werkgever kan zich kosteloos aanmelden en gebruik maken van ons platform en de documenten die wij aanleveren. Een aangesloten werkgever ontvangt pas een factuur wanneer een eerste werknemer een fiets leased. Dit zijn dan enkel de leasekosten (inclusief onderhoud- en verzekering). Wij ondersteunen jullie daarom ook graag in de promotie en communicatie van deze regeling, om zo een succesvol fietsplan te realiseren.
Elk bedrijf kan de regeling zelf invullen en vormgeven. Om je een idee te geven van hoe dat eruit kan zien, geven we hieronder voorbeelden:
- Het bedrijf betaalt een deel van de of de volledige maandelijkse leasekosten. Je collega betaalt elke maand 7% bijtelling en het overige deel van de leasekosten. Dit kan als secundaire arbeidsvoorwaarde, als onderdeel van het mobiliteitsbudget of vanuit het budget van de leaseauto.
- Het bedrijf werkt kostenneutraal. De reiskosten die komen te vervallen en de besparing op sociale lasten (gemiddeld €25) worden teruggegeven aan de werknemer door die te herinvesteren in de maandelijkse leasekosten.
Het komt er dus op neer dat je fietsende collega te maken kan hebben met twee uitgaven:
- De maandelijkse leasekosten (plus service- en onderhoudskosten)
- 7% bijtelling. Deze kosten zijn altijd voor de werknemer, als vergoeding voor het privégebruik van de fiets.
De meeste werkgevers geven eventuele besparingen die optreden terug aan de werknemer; de reiskostenvergoeding die komt te vervallen wordt omgezet naar een (bruto) bijdrage in de leasefiets. Voor de besparing op sociale lasten geldt hetzelfde. Gemiddeld bespaart een werkgever zo'n €25 per maand per werknemer aan sociale lasten. Op deze manier is het kostenneutraal voor de werkgever en financieel interessant voor de werknemer. Lease a Bike heeft een whitepaper waarin de sociale lasten besparing volledig wordt uitgelegd met voorbeeld calculaties.
Wanneer een werkgever daarnaast budget heeft om kosten te maken aan het fietsplan doet een werkgever gemiddeld een totale bijdrage van €50 per maand.
Ja, absoluut! De leasefiets is eenvoudig te combineren met andere vormen van mobiliteit en sluit goed aan bij een flexibele mobiliteitsmix.
Zo werkt het:
- Voor de woon-werkkilometers die een medewerker met de leasefiets aflegt, is er geen recht op een netto (onbelaste) reiskostenvergoeding.
- Voor de dagen dat een medewerker reist met een ander vervoersmiddel, zoals eigen auto of het openbaar vervoer, mag je gewoon de onbelaste kilometervergoeding blijven uitkeren.
- Een leasefiets combineren met een leaseauto is ook toegestaan.
Veel werkgevers kiezen ervoor om de vervallen netto-reiskostenvergoeding om te zetten in een bruto bijdrage aan de leasefiets. Zo blijft het fiscaal aantrekkelijk voor de medewerker. Lease a Bike ondersteunt dit proces met een fietsverklaring, waarin dit netjes wordt vastgelegd.
Werken jullie met declaraties?
Ook dan is de leasefiets eenvoudig te integreren. Voeg de leasefiets toe aan het declaratiesysteem. De medewerker kiest per dag welk vervoermiddel is gebruikt.
- Fietsdag? Geen netto vergoeding, maar eventueel een bruto bijdrage.
- Geen fiets? Dan gewoon de reguliere kilometervergoeding.
Kortom: de leasefiets is flexibel in te zetten én eenvoudig te combineren binnen een breder mobiliteitsbeleid.
Een werkgeversbijdrage valt buiten de WKR. De volgende keuze heeft de werkgever:
- Bruto bijdrage: valt buiten de WKR - dit doen de meeste werkgevers.
- Netto bijdrage: komt ten laste van de WKR.
Het is dus de vraag of jullie nog ruimte hebben in de WKR om een werkgeversbijdrage daarin op te nemen. Zo ja, is dat natuurlijk mooi, dan krijgt een werknemer de bijdrage netto. Zo niet, geen probleem! Dan doen jullie de bijdrage bruto, wat de meeste werkgevers doen.
Spelregels van de leasefietsregeling
Lease a Bike levert een concept addendum (contract werkgever - werknemer) aan, waardoor de verantwoordelijkheid wordt getekend door de werknemer. De werkgever komt niet met fietsen of kosten te zitten. Wanneer een werknemer van het bedrijf uit dienst gaat met een actief leasecontract, zijn er verschillende mogelijkheden:
1.) Het overzetten van het leasecontract naar de nieuwe werkgever. Wij merken dat veel werkgevers hiervoor open staan, aangezien een bedrijf zich kosteloos kan aanmelden bij ons.
2.) Het leasecontract laten overnemen door een collega die wel in dienst blijft bij jullie.
3.) Het leasecontract stoppen vanwege ontslag, opzegging of langdurig ziekte (langer dan 3 maanden). Bij deze optie zijn er twee mogelijkheden:
- Fiets inleveren (afkoop tot maximaal maand 12 + 1 maand eigen risico)
- Fiets overnemen (afkoop tot maximaal maand 12 + 1 maand eigen risico + marktwaarde van de leasefiets)
4.) Gaat de medewerker uit dienst om een andere reden dan hierboven beschreven of wilt de medewerker het leasecontract stoppen terwijl hij/zij in dienst blijft? Dan zijn de volgende voorwaarden van toepassing:
- De medewerker kan de leasefiets overnemen tegen 40% van de resterende leasetermijnen (incl. service & verzekering) + de marktwaarde van de fiets.
- Er kan ook gekozen worden om de leasefiets in te leveren, in dat geval betaalt de medewerker alleen 40% van de resterende leasetermijnen (incl. service & verzekering).
Het is ook mogelijk om de fiets enkel privé te gebruiken. Er is geen vastgesteld minimum bepaald voor gebruik bij woon-werkverkeer. Wij leveren een document aan waarmee je eenvoudig via ons platform de belangrijkste afspraken met je werknemers kan vastleggen, zoals de kosten, verantwoordelijkheden en voortijdige beëindiging.
Na 36 maanden krijgt de medewerker de eerste mogelijkheid om de fiets over te nemen voor de op dat moment geldige waarde in het economisch verkeer (circa 20% van de aanschafprijs). 3 maanden voor het einde van het leasecontract ontvangt de medewerker hier meer informatie over. Het overname aanbod ontvangt de medewerker 6 weken voordat het contract afloopt. Als de medewerker ervoor kiest de fiets over te nemen, betalen ze de overnameprijs rechtstreeks aan Lease a Bike.
De medewerker kan er ook voor kiezen om weer een nieuwe fiets te leasen of hem kosteloos in te leveren.
Administratie van de leasefietsregeling
Administratie:
Om je de hele rit te ondersteunen, hebben we een digitaal platform ontwikkeld waar je gratis gebruik van kunt maken. Hierin kun je alle processen regelen en alle partijen (het bedrijf waar je werkt, alle werknemers én de fietsenwinkel) laten samenkomen om alles te regelen. Zo is ook de administratie een makkie: je kunt het meeste regelen met één druk op de knop. Natuurlijk staan wij altijd voor je klaar bij vragen over het platform, zodat jij zorgeloos de leasefietsregeling in kunt.
Salarisverwerking:
Ook op het gebied van de salarisverwerking ontzorgen wij. Vanuit het platform valt makkelijk een salaris-export te downloaden of maandelijks naar je toe te laten sturen. Hierin staan de bedragen die je nodig hebt voor de verwerking (maandelijkse leasebedrag & consumentenadviesprijs v/d fiets voor de bijtelling). Dit regel je eenmalig in en daarna heb je er geen omkijken meer naar.
Ons doel is jou te ontzorgen. Daarom voorzien we alle fietsen die van ons komen, standaard van een allrisk-verzekering en 24/7 pechhulp voor onderweg. Daarbij dient je collega een keuze te maken tussen onderstaande onderhoudspakketten tegen een scherp tarief:
Basispakket: tot € 100 (incl. btw) per jaar vergoed
Standaardpakket: tot € 150 (incl. btw) per jaar vergoed
Premiumpakket: alles wordt vergoed, er zijn dus géén risico’s (alleen beschikbaar voor e-bikes)
Speed pedelec-pakket: tot € 300 (incl. btw) per jaar vergoed (inclusief WA-verzekering)
Het exacte bedrag voor de verzekering is afhankelijk van de prijs van de fiets. De maandelijkse service- en verzekeringskosten worden verwerkt in het leasebedrag.
